Viele Vorteile mit Green-IT.
Den Anstoß, die eigene Datenhaltungsphilosophie zu überdenken kann aus verschiedenen Richtungen kommen. So beispielsweise auch auf Grund einer Datenbank- oder auch System-Migration. Es ist ein idealer Zeitpunkt, um Prozesse und Datenhaltung auf den Prüfstand zu stellen.
Spätestens dann lohnt es sich, die Inhalte näher zu betrachten, die gespeichert werden und wie lange welche Dateien aufbewahrt werden müssen.
Nachhaltigkeit gewinnt so auch in der IT immer stärker an Gewicht und zwingt „Datenhorter“ zunehmend zum Umdenken. Wer lückenlos alle Daten in der Cloud speichert, riskiert je nach Angebot und Umsetzung nicht nur den Verlust wichtiger Informationen, sondern wird vor allen Dingen häufiger als „Öko-Sünder“ betitelt.
Verführerisch sorglose Datenspeicherung
Der Begriff „Cloud“ vermittelt etwas Zartes und Leichtes, dabei werden die gewaltigen Rechenzentren, für die der Begriff steht, diesem Bild nicht gerecht. Weltweit müssen Milliarden von Servern gekühlt und die Computer mit Strom versorgt werden – mit immensem Energie-Aufwand Strom, CO2, Rohstoffe, Wasser…). Das Umweltbundesamt beschreibt Eckdaten für relevante Kennzahlen zur Beurteilung der Energie- und Ressourceneffizienz und weist auf den Blauen Engel hin, mit dem sich seit über 10 Jahren Rechenzentren bereits auszeichnen lassen können.
Früher war Speicherplatz begrenzt und verhältnismäßig teuer. Man war also gezwungen, sich zu maßregeln und genau zu überdenken, was wirklich Daten aufbewahrt werden muss. Die IT rief damals oft dazu auf Ordner für die Datenablage „aufzuräumen“ und den Server zu entlasten.
Inzwischen hat sich die Situation allerdings geändert, so dass Dateien, Bilder und Dokumente aller Art massenhaft in der Cloud gesichert werden. Das ist heutzutage kostengünstig und so verführerisch einfach, dass die Mehrheit gar nicht mehr darüber nachdenkt. Für ein paar weitere Sicherheitskopien reicht der Speicher ja in jedem Fall… Und wer sich der Problematik bewusst ist, hat vielfach den Eindruck, dass man nicht mehr dazu fähig ist, auszusortieren, zu filtern und zu löschen. Durch Gewohnheit fällt es uns inzwischen schwer abzuwägen und zu gewichten oder wir haben tatsächlich schlichtweg vergessen, wie man im Detail sinnvoll vorgeht.
Klare Strukturen und Übersicht
Abseits von den genannten Umweltaspekten ergeben sich gerade für Unternehmen weitere Probleme. Bei einer größeren Menge Menschen mit „ungezügeltem“ Ablage-Verhalten kann Speicherplatz auf Dauer dann doch recht teuer werden. Viel entscheidender ist jedoch, dass die Speicherung von hohen unnötigen Datenmengen dazu führt, dass die Belegschaft die Dateien, die sie für ihren Arbeitsalltag brauchen, häufig dann nicht sofort parat haben.
Unter dem Motto „Dare2Del“ forschte seit 2016 die Universität Bamberg. Ihre Basis dafür setzt sich aus den Erkenntnissen zusammen, dass überflüssige Daten viele Entscheidungen verzögern, die Suche nach wichtigen Informationen zusätzlich erschweren und von Folge-Aufgaben ablenken.
Planvoll überflüssige Daten löschen, steigert die Effizienz
Das Bewusstsein dafür wächst auch allgemein, allerdings wissen die Forscher auch, dass nur wenige Menschen die Archivierung in ihren Alltag integrieren wollen. Wird jeder Arbeitsschritt begleitet von der Frage „Speichern oder löschen?“, wird die Arbeit öfter als nötig unterbrochen.
Soll der Aufwand für Mitarbeiter:innen reduziert werden, setzt man unter anderem auf intelligente Archivierungssoftware, wie zum Beispiel Tia von KGS-Software. Damit sollen selbstständig Muster erkannt werden und daraufhin macht Tia Vorschläge, welche Dokumente zu löschen sind, wie Archive reorganisiert werden können und gibt teuren Speicher frei. Maschinelles Lernen ist das Zauberwort: Das System kann lernen und differenzieren. Dabei wird ein rechtlich relevantes Dokument anders gespeichert als zum Beispiel ein gewöhnliches Word-Dokument.
Selbst mit solcher Unterstützung ist es sicherlich nicht leicht das Löschen zu bestätigen und dann Daten endgültig zu entfernen, die man „schon immer sicherheitshalber so aufgehoben hat“, aber andererseits brauchen wir Menschen auch weiterhin dringend etwas intakte Natur zum Atmen.
Daher: nur Mut! Denn wer sich von alten Zöpfen trennt, schafft sich auf vielerlei Weise Freiraum.
