Kurzüberblick
Ein Fachbereich eines Unternehmens war auf die regelmäßige Nutzung einer veralteten, schwer bedienbaren Webanwendung angewiesen, um operative Aufgaben abzuwickeln. Die manuelle Bearbeitung war zeitaufwändig, fehleranfällig und band wertvolle Mitarbeiterkapazitäten. Durch den gezielten Einsatz eines Robotic-Process-Automation-Tools konnten die wiederkehrenden Prozessschritte automatisiert werden. Das Ergebnis war eine deutliche Entlastung der Mitarbeitenden sowie eine stabilere und schnellere Prozessabwicklung trotz unveränderter Altsysteme.
Ausgangssituation / Herausforderung
Die zugrunde liegende Webanwendung war technisch veraltet und bot keine modernen Schnittstellen (APIs) zur Integration oder Automatisierung. Gleichzeitig mussten Mitarbeitende regelmäßig identische Arbeitsschritte ausführen, darunter:
- manuelle Dateneingaben
- Navigation durch komplexe und wenig intuitive Masken
- wiederholtes Auslesen und Übertragen von Informationen
Die Prozesse waren nicht nur zeitintensiv, sondern auch anfällig für Eingabefehler. Eine Ablösung oder grundlegende Modernisierung der Webanwendung war kurzfristig nicht realisierbar, sodass ein pragmatischer Ansatz zur Effizienzsteigerung erforderlich war.
Lösung / Vorgehen
Indico analysierte gemeinsam mit dem Fachbereich die bestehenden Abläufe und identifizierte klar strukturierte, regelbasierte Prozessschritte mit hohem Wiederholungsgrad. Auf dieser Basis wurde ein Robotic-Process-Automation-Tool eingesetzt, das die Benutzerinteraktionen auf der Weboberfläche automatisiert nachbildet.
Das Vorgehen umfasste unter anderem:
- detaillierte Prozessaufnahme und Definition der Automatisierungslogik
- Konfiguration eines Software-Roboters zur Bedienung der Weboberfläche
- Berücksichtigung von Ausnahmefällen und Fehlerbehandlung
- schrittweise Einführung und Tests im operativen Umfeld
Die Lösung kam ohne Änderungen an der bestehenden Webanwendung aus und ließ sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren.
Ergebnisse / Mehrwert
Durch den Einsatz von RPA konnten die zuvor manuellen Tätigkeiten weitgehend automatisiert werden. Dies führte zu folgenden Effekten:
- deutliche Reduzierung des manuellen Bearbeitungsaufwands
- Entlastung der Mitarbeitenden von repetitiven Routineaufgaben
- geringere Fehleranfälligkeit durch standardisierte Prozessausführung
- höhere Prozessgeschwindigkeit und bessere Planbarkeit
Der Fachbereich gewann zusätzliche Kapazitäten für wertschöpfendere Tätigkeiten, während die bestehende IT-Landschaft unverändert weitergenutzt werden konnte.
Das Projekt hat uns nicht nur operativ vorangebracht, sondern auch gezeigt, welches Potenzial in Automatisierung steckt. Besonders positiv hervorzuheben ist die sehr gute Zusammenarbeit mit Indico AI sowie die Möglichkeit, das Automatisierungstool praxisnah kennenzulernen – das hat gemeinsam wirklich Spaß gemacht. Gleichzeitig hat uns die strukturierte Auseinandersetzung mit unseren Prozessen geholfen, Abläufe nachhaltig zu verbessern und ein gemeinsames Verständnis für Automatisierung zu entwickeln. Dabei konnten wir auch bestehende Hemmschwellen abbauen und eine wichtige Basis für zukünftige Initiativen schaffen.
– Lena Kunkemöller