Green IT - Argumente für die Entlastung der Cloud.
Warum es gut ist, sich von Dateien zu trennen
und die Cloud zu entlasten
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Gesunde Datenhaltung - für IT, Prozesse und die Natur

Eine System-Migration bringt diverse Arbeitspakete mit sich. Viele Aufgaben und viel Aufwand, die allerdings ein lohnendes Ziel in Aussicht stellen – mit etlichen Vorteilen. Neben gesteigerter Performanz und neuen Möglichkeiten ist da unter anderem noch ein weiterer positiver Nebeneffekt: Es ist der perfekte Zeitpunkt, sich mit Prozessen und Datenhaltung auseinander zu setzen.
Spätestens dann also lohnt es sich die Inhalte näher zu betrachten, die gespeichert werden und wie lange welche Dateien aufbewahrt werden müssen.

Nachhaltigkeit gewinnt immer stärker an Bedeutung und so werden „Datenhorter“ zunehmend zum Umdenken gezwungen. Wer seine kompletten Daten in der Cloud speichert, riskiert je nach Anbieter nicht nur den Verlust wichtiger Informationen, sondern wird vor allen Dingen als Öko-Sünder verschrien.
Der Begriff "Cloud" vermittelt etwas Zartes und Leichtes, dabei werden die gewaltigen Rechenzentren, die dahinterstehen, diesem Bild nicht gerecht. Weltweit müssen Milliarden von Servern gekühlt und die Computer mit Strom versorgt werden.

Sorglose Datenspeicherung

Früher war Speicherplatz begrenzt und verhältnismäßig teuer. Man war also gezwungen, sich auf das Nötigste zu beschränken. Inzwischen hat sich die Situation allerdings geändert, so dass Dateien, Bilder und Dokumente aller Art massenhaft in der Cloud gesichert werden. Das ist heutzutage kostengünstig und so verführerisch einfach, dass die Mehrheit gar nicht mehr darüber nachdenkt. Für ein paar weitere Sicherheitskopien reicht der Speicher ja noch… Und diejenigen, die sich der Problematik bewusst sind, haben den Eindruck, dass sie nicht mehr dazu fähig sind, auszusortieren, zu filtern und zu löschen. Durch Gewohnheit fällt es uns inzwischen schwer oder wir haben tatsächlich vergessen, wie es geht.

Struktur und Übersicht

Abseits vom Umweltaspekt ergeben sich gerade für Unternehmen weitere Probleme. Bei einer größeren Menge Menschen mit „ungezügeltem“ Ablage-Verhalten kann Speicherplatz auf Dauer dann doch recht teuer werden. Viel entscheidender ist jedoch, dass die Speicherung von hohen unnötigen Datenmengen dazu führt, dass die Belegschaft die Dateien, die sie für ihren Arbeitsalltag brauchen, häufig dann nicht sofort parat haben.

Unter dem Motto "Dare2Del" forscht die Universität Bamberg. Ihre Basis dafür setzt sich aus den Erkenntnissen zusammen, dass überflüssige Daten viele Entscheidungen verzögern, die Suche nach wichtigen Informationen zusätzlich erschweren und von Folge-Aufgaben ablenken.

Planvoll überflüssige Daten löschen, steigert die Effizienz

Das Bewusstsein dafür wächst auch allgemein, allerdings wissen die Forscher auch, dass nur wenige Menschen die Archivierung in ihren Alltag integrieren wollen. Wird jeder Arbeitsschritt begleitet von der Frage "Speichern oder löschen?", wird die Arbeit öfter als nötig unterbrochen.
Soll der Aufwand für Mitarbeiter:innen reduziert werden, setzt man unter anderem auf intelligente Archivierungssoftware, wie zum Beispiel Tia von KGS-Software. Damit sollen selbstständig Muster erkannt werden und daraufhin macht Tia Vorschläge, welche Dokumente zu löschen sind, wie Archive reorganisiert werden können und gibt teuren Speicher frei. Maschinelles Lernen ist das Zauberwort: Das System kann lernen und differenzieren. Dabei wird ein rechtlich relevantes Dokument anders gespeichert als zum Beispiel ein gewöhnliches Word-Dokument.

Selbst mit solcher Unterstützung ist es sicherlich nicht leicht das Löschen zu bestätigen und dann Daten endgültig zu entfernen, die man „schon immer sicherheitshalber so aufgehoben hat“, aber andererseits brauchen wir Menschen auch weiterhin dringend etwas intakte Natur zum Atmen.
Daher: nur Mut! Denn wer sich von alten Zöpfen trennt, schafft sich auf vielerlei Weise Freiraum.

 
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