Projektmanagement Teil 2 – Starttermin und Milestones

Transparenz ist für uns eine unumstößliche Basis in der Kommunikation – sowohl untereinander als auch mit Kund:innen und Partnerfirmen – für alle unsere Dienstleistungen.
An dem Punkt, an dem wir hier die Beschreibung unseres Projektmanagements fortsetzen, sind wichtige Schritte bereits erledigt: die Anforderungen und Ziele sind geklärt, das Vorprojekt abgeschlossen, das Angebot erstellt und von den Kund:innen beauftragt.

Die Initialisierung

Zuerst muss ein Projektteam zusammengestellt werden. Die Projektleitung, die bereits kurz nach der Kontaktaufnahme bestimmt wurde und auch von Anfang an als zentrale Kontaktperson bestehen bleibt, stellt passend zu den Anforderungen die Kolleg:innen aus dem Team zusammen, die bereits entsprechende Erfahrungen und Zertifikate vorweisen können.

Terminfindung für den Kickoff

Wird für die Umsetzung des Projekts bestimmte Hardware benötigt, dann muss diese zuerst bestellt werden. Für die Liefertermine wird ein entsprechender Spielraum abgeschätzt, um den sich das Eintreffen vor Ort verzögern könnte.
Dann wird per Software intern ermittelt, wann welches Teammitglied zeitlich verfügbar ist. Um jedoch sicher zu stellen, dass zusätzliche Zeitreserven für eventuell nötige Ausweichtermine sowie weitere Abstimmungen vorhanden sind, prüft die Projektleitung die Kombination für alternative Startzeitpunkte.

Erst der Projektplan, dann das Kickoff-Meeting

Durch das Vorprojekt sind bereits wichtige Eckdaten, wie Ziele und Anforderungen bekannt. Das Team wurde gebucht und eventuell nötige Hardware bestellt. Aus all diesen Einzelinformationen ergibt sich nun der konkrete Ablaufplan. Je nach Umfang des Projekts wird es dann als Tabelle oder Balkenplan strukturiert festgehalten.
Zum Kickoff-Meeting sind alle eingeladen, die auf Kundenseite und bei Indico mit dem Projekt zu tun haben werden. Der Projektplan wird vorgestellt und die einzelnen Schritte und Milestones gemeinsam im Detail durchgegangen.

Die Projektphase

Nun stehen die jeweiligen Umsetzungsabschnitte des Projekts an. Sie werden über den Projektleiter durch einen vereinbarten, regelmäßigen Jour Fixe mit den Kund:innen und einem wöchentlichen Reporting an die Indico-Geschäftsführung begleitet. Auch ein wöchentliches internes Projekt-Teammeeting kann erfolgen, wenn es die Projektgröße erfordert.

Außerdem in dieser Reihe:

Projektmanagement Teil 1 – Wie entsteht ein Projekt bei uns?
Projektmanagement Teil 3 – QS, Abschluss und Review (Artikel folgt)

 
Weitere aktuelle Beiträge finden Sie in unserer Artikel-Übersicht, die Ihnen alle unsere Beiträge der vergangenen Wochen präsentiert.